HUB11.5

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Founding the HUB Verein


Topic

Join us in shaping the future of HUB! This .5 meeting (the HUB*.5s are either social or "meta" meetings focused on how we run, and will run, HUB) will begin by (if we there are enough participants to meet the legal requirements) establishing HUB as a legal entity (a Verein), and after that move on to discussing and choosing topics for future HUB meetings, and ways we can continue to collaborate with Cape Unseminars in Bioinformatics (CUB) in Cape Town.

The more people who join, the closer our meetings will be to the way you want them to be - thus, even though there'll be some dry formal stuff this evening, we encourage any of you who enjoy the HUB meetings to join us, so we can continue, together, making them the success they already are.

HUB has been running successfully for several years now and we want to continue this great project. In order to make things easier and to protect ourselves from legal claims, we should found a "verein" (club); however there are some rules to follow (see this Leitfaden). As all the legal documentation will be handled in german and all the terminology is german, the HUB11.5 will be german-heavy; nevertheless we welcome everybody and will try to stick to english throughout the meeting and only switch to german if necessary.

Get involved in organising this and other HUBs!

What? HUB needs a proper legal foundation. A 'Verein' is the right thing.

When? Tuesday June 10th 2014, 18:30 - 21:00

Where? BioQuant room 044, Im Neuenheimer Feld 267, 69120 Heidelberg (How to get there.)

Who? A team of people working at several different life-science organisations within Heidelberg are organising HUB, with your help (just get in touch or add your comments to this page).

Social media To keep track of people you've met at HUB, join the HUB LinkedIn group, and tweet us on @HUBioinformatic and/or with the hashtag #hub_hub.

Report

So. We (almost) did it. The meeting, very smoothly and professionally led by Holger Dinkel, took almost four hours. But by the end of it we had agreed on a Satzung together that we were all happy to sign, an important step in the process of becoming a Verein.

Some of the participants said they'd been at similar, much longer, meetings with this kind of purpose/topic, so we'll assume we were "lucky" at how quickly it was dealt with.

Although when, at the end, it was suggested that now we could discuss topics for future HUB meetings, there was a clear unanimous consensus that what we really wanted to do was go and sit outside with a drink.

You can check out the minutes of the meeting File:Hub-Vereinssatzung.pdf here in German (which we need for the next steps in establishing HUB as a legal entity) and English File:MinutesHUBGroundingMeetingMinutesV2.pdf. The Satzung that we agreed upon you can read below, or check out here File:2014 06 10 20140612165736287 SatzungHUB.pdf.

And this is what (all but one of us) looked like by the end of the meeting :)

20140610 220318(0).jpg

Looking forward to completing the process of making HUB a legal entity, with the protection that affords us in a range of legal contexts, and more fun exciting HUB meetings with you all.

Programme

18:30 18:45 Introduction and Outline Holger
18:45 21:00 Introducing & Discussing the Vereins-Satzung Holger
21:00 onwards... To the pub i.e. Cafe Botanik.

List of participants:

  1. Holger Dinkel, EMBL
  2. Matthew Betts, University of Heidelberg
  3. Aidan Budd, EMBL
  4. Laura Howes, EMBL
  5. Bronagh Carey, EMBO
  6. Florian Huber, University of Heidelberg
  7. Adam Gristwood, EMBL
  8. Iman Meziane, DKFZ
  9. Jon Fuller, HITS
  10. Xiaofeng Yu, HITS
  11. Melanie Schneider, DKFZ
  12. Jean-Karim Heriche, EMBL
  13. Agnes Hotz-Wagenblatt, DKFZ

Brief Outline

Things to discuss:

  • Satzung
  • Mitgliederversammlung: How often to meet (once a year)?
  • Mitgliedsantrag: How to handle membership, -applications, -fees, ...

Minimum Number of people present / founding members: seven.

Satzung

  • Name
    • Choose a name for the Verein
  • Sitz
    • Choose the "Location" of the Verein
  • Zweck
    • Aim or Purpose of the Verein
  • Bestimmung darüber, dass der Verein in das Vereinsregister eingetragen werden soll
    • Vote that the HUB Verein should be officially registered as a Verein
  • Verfahren zum Eintritt und Austritt von Mitgliedern darüber, ob und welche Beiträge von den Mitgliedern zu leisten sind bzw. welches Vereinsorgan über die Höhe entscheidet
    • Deciding the process by which members can join and leave the Verein, what contributions (financial) members need to make to be members, and which group/committee of the Verein makes these decisions
  • Bildung des vertretungsberechtigten Vorstandes
    • Elections to choose the board of the Verein
  • Vertretungsregelung der Vorstandsmitglieder
    • Decide on the rules to use when members of the board are replaced/changed
  • wann eine Mitgliederversammlung einzuberufen ist
    • How often a general meeting of Verein members should be held
  • wie zu einer Mitgliederversammlung einzuladen ist
    • How should members be invited to general meetings
  • wie bzw. durch wen die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu protokollieren sind
    • How general meetings should be minuted/reported



Following is the final "Satzung" for which all of the founding members voted on 10.06.2014:

§ 1 (Name, Sitz)

  1. Der Verein führt den Namen "HUB Unseminare in Bioinformatik" / "HUB Unseminars in Bioinformatics".
  2. Er soll in das Vereinsregister eingetragen werden und führt danach den Zusatz “e. V.“
  3. Der Sitz des Vereins ist Heidelberg.
  4. Das Geschäftsjahr des Vereins ist das Kalenderjahr.

§ 2 (Zweck)

  1. Der Verein ist gegen jede Form von Diskriminierung, z.B. Politik, Rasse, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Konfession oder Andere.
  2. Hauptzweck des Vereins ist die Förderung des wissenschaftlichen Austausches im Bereich der Bioinformatik in und um Heidelberg. Unter Bioinformatik versteht sich die computergestuetzte Analyse biologischer Daten.
  3. Der Satzungszweck wird verwirklicht insbesondere durch das Abhalten wissenschaftlicher Fortbildungs- und Kommunikationsveranstaltungen, Unseminare und anderer Projekte kollaborativer Natur. Diese Veranstaltungen sollen den Austausch von Ideen und Methoden, das Erlernen neuer Fähigkeiten, gegenseitige fachliche Unterstützung sowie das Ausbilden professioneller Netzwerke vorantreiben.
  4. Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts “Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung. Der Verein ist selbstlos tätig; er verfolgt nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke.
  5. Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. Es darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

§ 3 (Mitgliedschaft)

  1. Mitglied des Vereins kann jede natürliche Person werden.
  2. Über die Aufnahme entscheidet nach schriftlichem Antrag der Vorstand. Bei Minderjährigen ist der Aufnahmeantrag durch die gesetzlichen Vertreter zu stellen.
  3. Der Austritt aus dem Verein ist jederzeit zulässig. Er muss schriftlich gegenüber dem Vorstand erklärt werden.
  4. Ein Mitglied kann aus dem Verein ausgeschlossen werden, wenn sein Verhalten in grober Weise gegen die Interessen des Vereins verstößt. Über den Ausschluss entscheidet die Mitgliederversammlung.
  5. Die Mitgliedschaft endet mit dem Tod des Mitglieds.
  6. Das ausgetretene oder ausgeschlossene Mitglied hat keinen Anspruch gegenüber dem Vereinsvermögen.
  7. Die Mitglieder haben Mitgliedsbeiträge zu leisten. Die Höhe und Fälligkeit der Mitgliedsbeiträge wird durch die Mitgliederversammlung festgesetzt und belaeuft sich auf 15,- Euro. Bei der Aufnahme von Mitgliedern in den Verein wird eine Aufnahmegebühr erhoben in Höhe des Mitgliedsbeitrags. Der Mitgliedsbeitrag ist jährlich zu leisten bis Ende Januar des Geschäftsjahres.

§ 4 (Vorstand)

  1. Der Gesamtvorstand des Vereins besteht aus dem ersten Vorsitzenden, dem zweiten Vorsitzenden, und dem Kassier.
  2. Der Vorstand im Sinne des § 26 BGB besteht aus dem ersten Vorsitzenden und dem zweiten Vorsitzenden. Jeder von ihnen vertritt den Verein einzeln (gerichtlich & aussergerichtlich).
  3. Der Vorstand wird von der Mitgliederversammlung auf die Dauer von einem Jahr (vom Tage der Wahl an gerechnet) gewählt; er bleibt jedoch so lange im Amt bis eine Neuwahl erfolgt ist.
  4. Scheidet ein Mitglied des Vorstandes während der Amtsperiode aus, so wählt der Vorstand ein Ersatzmitglied (aus den Reihen der Vereinsmitglieder) für die restliche Amtsdauer des Ausgeschiedenen.
  5. Für die Wahlen gilt Folgendes: Hat im ersten Wahlgang kein Kandidat die einfache Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen erreicht, findet eine Stichwahl zwischen den Kandidaten statt, welche die beiden höchsten Stimmzahlen erreicht haben.

§ 5 (Beschlussfassung des Vorstands)

  1. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse im Allgemeinen in Vorstandssitzungen, die vom 1. Vorsitzenden oder vom 2. Vorsitzenden schriftlich, fernmündlich oder per Email einberufen werden. In jedem Fall ist eine Einberufungsfrist von drei Tagen einzuhalten. Einer Mitteilung der Tagesordnung bedarf es nicht. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Vorstandsmitglieder, darunter der 1. Vorsitzende oder der 2. Vorsitzende, anwesend sind. Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Leiters der Vorstandssitzung.
  2. Die Vorstandssitzung leitet der 1. Vorsitzende, bei dessen Abwesenheit der 2. Vorsitzende. Die Beschlüsse des Vorstands sind zu Beweiszwecken zu protokollieren und vom Sitzungsleiter zu unterschreiben.

§ 6 (Mitgliederversammlung)

  1. Die ordentliche Mitgliederversammlung findet einmal jährlich statt. Außerdem muss eine Mitgliederversammlung einberufen werden, wenn das Interesse des Vereins es erfordert oder wenn mindestens 1/10 der Mitglieder die Einberufung schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe verlangt.
  2. Jede Mitgliederversammlung ist vom Vorstand per email unter Einhaltung einer Einladungsfrist von zwei Wochen und unter Angabe der Tagesordnung einzuberufen.
  3. Versammlungsleiter ist der 1. Vorsitzende und im Falle seiner Verhinderung der 2. Vorsitzende. Sollten beide nicht anwesend sein, wird ein Versammlungsleiter von der Mitgliederversammlung gewählt. Ein Protokollführer wird vom Versammlungsleiter bestimmt.
  4. Jede ordnungsgemäß einberufene Mitgliederversammlung ist beschlussfähig wenn die Anzahl der erschienenen Mitglieder mindestens die Anzahl an Vorstandsmitgliedern betraegt.
  5. Die Mitgliederversammlung ist nicht öffentlich. Der Versammlungsleiter kann Gäste zulassen.
  6. Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen gefasst. Zur Änderung der Satzung und des Vereinszwecks ist jedoch eine Mehrheit von 3⁄4 der abgegebenen gültigen Stimmen erforderlich.
  7. Über die Beschlüsse der Mitgliederversammlung ist ein Protokoll aufzunehmen, das vom Versammlungsleiter und dem Protokollführer zu unterschreiben ist.
  8. Das Protokoll soll folgende Feststellungen enthalten: Ort und Zeit der Versammlung, die Person des Versammlungsleiters und des Protokollführers, die Zahl der erschienenen Mitglieder, die Tagesordnung, die einzelnen Abstimmungsergebnisse und die Art der Abstimmung. Bei Satzungsänderungen ist die zu ändernde Bestimmung anzugeben.
  9. Jedes Mitglied kann bis spätestens eine Woche vor dem Tag der Mitgliederversammlung beim Vorstand schriftlich beantragen, dass weitere Angelegenheiten nachträglich auf die Tagesordnung gesetzt werden. Der Versammlungsleiter hat zu Beginn der Mitgliederversammlung die Tagesordnung entsprechend zu ergänzen. Satzungsänderungen, die Auflösung des Vereins sowie die Wahl und Abberufung von Vorstandsmitgliedern können nur beschlossen werden, wenn die Anträge den Mitgliedern mit der Tagesordnung angekündigt worden sind.

§ 7 (Auflösung, Anfall des Vereinsvermögens)

  1. Zur Auflösung des Vereins ist eine Mehrheit von 4/5 der abgegebenen gültigen Stimmen erforderlich.
  2. Bei Auflösung des Vereins, Entzugs der Rechtsfähigkeit oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an die Deutsche Kinderkrebsstiftung e.V.

Die vorstehende Satzung wurde in der Gründungsversammlung vom 10.06.2014 errichtet.

Unterschriften von mindestens sieben Mitgliedern, die an der Gründung des Vereins teilgenommen haben (Die Unterschriften dürfen nicht auf einem gesonderten Blatt sein)



Next Steps

Documents needed:

  • Satzung
  • Protocol of founding meeting (2 copies)
  • List of founding members
  • Addresslist of Board members (incl. family state (?) and date of birth)

1. Notar

2. Checking with Finanzamt if Satzung allows us to be "gemeinnuetzig"

   Finanzamt Heidelberg
   Maaßstr. 32
   69123 Heidelberg
   06221 7365-0
   Opening hours:
   Montag, Dienstag, Donnerstag:        7.30 Uhr - 15.30 Uhr
   Mittwoch:        7.30 Uhr - 17.30 Uhr
   Freitag:        7.30 Uhr - 12.00 Uhr

3. Register the verein at the Amtsgericht:

   Amtsgericht Heidelberg
   Kurfürsten-Anlage 15
   69115 Heidelberg
   06221/59-0
   Poststelle@AGHeidelberg.justiz.bwl.de
   http://www.Amtsgericht-Heidelberg.de

Links

  1. Leitfaden
  2. Freistellungsbescheid
  3. Vereinsregister Heidelberg
  4. Rechtswegweiser Vereinsrecht
  5. Neuanmeldung

Task List

A list of tasks that need to be done on or before the meeting day. Just sign your name to say that you'll do a task, and the same again when the task is done. Please note that this doesn't mean you have to do the task on your own, just that you'll make sure that it's done.

To arrange before evening Person responsible Done
Water, cups Drinks, cups, honesty box Matt Done
Signs to help people find the room Matt (still have Bro's from HUB10)
Advertise on linkedin
Computer to use with the projector Matt/Holger Done
Advertise to HUB mailing list Holger Done


To do on the evening Person responsible Done
Open the room Matt Done
Hang up signs to the room Matt Done
Setup Network/Connectivity Matt Done
MC/Chair the meeting Holger Done
Tidy and close room Everybody Done